Изящный интерьер, дорогое оборудование и хорошая косметика - все это, безусловно, привлечет в салон массу новых клиентов. Но для извлечения прибыли и увеличения финансового оборота за счет потока клиентов требуется хорошо отлаженная, продуманная и адаптированная к особенностям бизнеса система учета. 

Она подразумевает: 

 • учет денежных поступлений от клиентов; 

• учет текущих расходов; 

• учет расходных материалов; 

• учет услуг и процедур, выполненных специалистами салона;

• учет продаж товаров и косметики для домашнего использования. 

Учет поступления денежных средств от клиентов заключается в фиксировании оплат, поступающих от клиентов за услуги или процедуры: приняли оплату – зафиксировали; в конце дня подводим итог и сдаем выручку. Вместе с выручкой составляется отчет о работе салона за день. В данный отчет входят данные об оплате курсов процедур, покупке абонементов на обслуживание и приобретении подарочных сертификатов на услуги салона. Кроме того, необходимо указать расходы, которые, возможно, производились в течение дня. Если администратор выдавал деньги под отчет или производил допустимые расходы, нужно обязательно указать данные суммы со знаком минус. Иначе при закрытии смены поступления от клиентов не сойдутся с остатком по кассе. Также необходимо фиксировать безналичные оплаты клиентов (оплаты банковской картой), обслуживание в кредит и предоставление услуг и процедур сотрудникам центра. 

Давайте представим администратора на ресепции, в чьи задачи входит не только ведение учета денежных средств, но и прием входящих звонков, общение с клиентами и посетителями, взаимодействие с сотрудниками, исполнение поручений руководства и вдобавок ведение таблиц, ведомостей и учетных журналов. При таком ритме работы ошибки неизбежны. Поиск ошибок по кассовым отчетам в лучшем случае заканчивается задержками после работы, в худшем - вычетом недостающей суммы из зарплаты. 

Выходом может стать внедрение компьютерной программы, которая обеспечивает автоматизацию разных аспектов салонного учета. Мы в своей работе используем программу «Эстетик Менеджмент», которая обладает достаточно широкими возможностями. Администратору достаточно оформить приходный кассовый ордер, а отчет по кассе сформируется автоматически. Причем итог может быть как промежуточным (итог по кассе на середину дня), так и окончательным (закрытие смены и сдача денег). Промежуточные итоги используются операторами программы для контроля и позволяют избежать возможных ошибок. 

Кроме этого, в программе автоматически учитываются выдача денежных средств и допустимые расходы - например, администратор с разрешения руководителя выдал косметологу деньги на поездку на обучающий семинар. Программа покажет расход денежных средств из кассы и запишет на счет косметолога авансовую сумму. 

В любом салоне администраторы сдают отчеты за день. Как правило, делать это нужно вручную. Администраторы салонов и центров, использующих компьютерные программы, имеют возможность формировать данный отчет автоматически на несколько секунд и распечатывать отчет на принтере. И все это без необходимости высчитывать вручную суммы и итоги и тратить время на написание отчета. 

Кроме мелких расходов, которые производятся из кассы салона, могут возникать затраты директора или управляющего центра: покупка оборудования, ремонт и хозяйственные нужды, реклама, оплата поставщикам за расходные материалы и косметику и прочее. От того, насколько сбалансированы затраты, зависит, сколько прибыли заработает салон. Чем меньше затрат - тем больше прибыль. Как проследить расходы в течение месяца? Как рассчитать отношение затрат на заработную плату к общей сумме затрат? Салоны и центры, которые тратят на зарплату 50% от всей суммы затрат, низкорентабельны. Скорее всего, они имеют незначительную прибыль. Таким образом, управление затратами необходимо любому салону, целью которого является экономическая эффективность. Отслеживание затрат с помощью возможностей компьютерных программ является оптимальным. Так, программа для салонов красоты и косметологических центров «Эстетик Менеджмент» предоставляет подробные ведомости о затратах по всем статьям управленческого учета. 

Система учета расходных материалов в той или иной форме есть в любом салоне красоты или центре косметологии. Обязательно фиксируются приходные накладные на расходные материалы, профессиональные и домашние косметические средства. Также нужно отмечать выдачу средств в работу специалистам центра. Иначе как мы проконтролируем расход материалов в процедурах? Отсутствие контроля в данном случае неприемлемо. Оно порождает перерасход материалов и как следствие - увеличение затрат на их закупку. 

Кроме учета денежных средств от клиентов, также необходимо учитывать наименование услуг и процедур, предоставленных клиенту, расходные материалы, которые входят в протокол проведения процедуры, ФИО клиента, имя сотрудника и администратора, который оформлял оплату. Это необходимо для: 

• ведения статистики по услугам и процедурам, 

• списания расходных материалов со склада специалиста, 

• ведения клиентской базы, 

• расчета вознаграждения специалистам, 

• оценки действий администратора. 

Представляете, сколько журналов и отчетов нужно заполнить администратору, чтобы записать эту информацию? Три-четыре, не меньше. А можно один раз зафиксировать приходный кассовый ордер в компьютерной программе, в нем же указать клиента, специалиста и услугу, и все остальное сделает компьютерная программа! 

Центры и салоны красоты предоставляют своим клиентам возможность купить средства для домашнего ухода. Для этого многочисленные флаконы, тюбики, баночки выставляются на витрине, под ответственность администраторов. Необходимо учитывать, что выставлено на витрине (наименование), сколько (количество), почём (цена продажи для клиентов). Если произошла продажа, оформляется приход денег в кассу и средство списывается с витрины. В компьютерных программах, помимо этого, указывается имя и фамилия клиента. Благодаря этому администраторы имеют возможность открыть электронный журнал клиента, выяснить, что клиент приобретал, и поинтересоваться, понравилось ли клиенту данной средство. Таким образом, программа позволяет не только учитывать доход от продаж, но и - за счет упрощения учета – повышать его. Кстати, в успешных центрах продажи с витрины составляют 15-20% от общего объема выручки центра. 

Кроме этого, компьютерная программа «Эстетик Менеджмент» снабжена возможностью вычисления среднего чека по разным категориям клиентов и среднего количества посещений. Функция «поиск потерянных клиентов» предоставит возможность выяснить, сколько клиентов салон теряет, и найти причину. Программа автоматически высчитывает остатки по складу и формирует отчет о списании материалов. Кроме этого, можно вести ведомости по продажам товаров и услуг, по оплате труда, рейтинги клиентов.